PENGERTIAN RAPAT Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan. Walaupun rapat merupakan aktivitas yang sangat penting, namun sering kita temukan beberapa permasalahan dalam rapat, dimana kita sering mendengar adanya keluhan dari pengawai,”Apa sih, gunanya rapat?”. Artinya adanya keterpaksaan anggota organisasi untuk mengikuti rapat karena rapat dianggap tidak perlu, membuang-buang waktu. Hal ini terjadi karena pengelolaan rapat yang kurang tepat antara lain:
TATA TERTIB RAPAT Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola dengan baik dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sbb:
Agar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat susunan acara rapat yang merupakan urut-urutan jalannya rapat, mulai dari pembukaan rapat sampai dengan rapat ditutup yaitu :
Susunan acara rapat dibacakan dan sebelum rapat dimulai dibagikan kepada seluruh peserta rapat, sehingga peserta rapat dapat mengetahui agenda rapat dan susunan acara rapat sehingga rapat dapat berjalan dengan tertib. Jadi tata tertib rapat merupakan suatu aturan rapat yang biasanya dibacakan atau dibagikan kepada peserta rapat sebelum rapat dimulai dengan tujuan agar rapat dapat berlangsung dengan tertib dan tidak membuang-buang waktu secara percuma, sehingga tidak akan mendengar lagi keluhan pegawai, ”Apa sih, gunanya rapat?”. PENGENDALIAN RAPAT 1. Pengendalian rapat secara bebas terbatas ( Over Head ) Adalah pengendalian rapat dengan cara membiarkan para peserta berbicara secara bergantian, mengadu argumentasi dan berlangsung tanpa pimpinan rapat. Pimpinan rapat hanya memperhatikan untuk mengambil inti pembicaraan dan setelah dipandang cukup pimpinan segera mengambil kesimpulan untuk dijadikan keputusan. 2. Pengendalian rapat secara ketat ( Closed Controlled ) Peserta hanya boleh berbicara, bertanya atau menjawab dengan seizin pimpinan rapat dan bila perlu waktu dibatasi. 3. Pengendalian rapat secara kombinasi ( 1 dan 2 ) Cara pengendalian rapat secara bebas terbatas dan secara ketat, digunakan secara bergantian disesuaikan dengan situasi jalannya rapat. TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT Setelah peserta rapat berkumpul, maka rapat dibuka oleh pembawa acara rapat ( MC ) dengan ucapan terima kasih atas kehadiran peserta rapat dan sekaligus membacakan susunan acara rapat dan tata tertib selama rapat berlangsung. Setelah itu pembawa acara menyerahkan rapat pada pimpinan rapat. Menjadi pimpinan rapat tidak semudah yang dibayangkan, dimana pimpinan harus mampu mendorong dan menciptakan partisipasi aktif anggota, bertanggung jawab atas rapat yang diadakan dan pimpinan tidak boleh mendominasi pembicaraan dalam rapat demi tercapainya tujuan rapat. Pemimpin rapat harus bisa menciptakan rasa aman, suasana persaudaraan, saling membuka diri dan tidak ada kesan sikap otoriter, mempunyai keterampilan berkomunikasi untuk mendukung peserta yang pasif, dan mendorong kelompok untuk mengambil keputusan bersama. Pimpinan rapat yang baik adalah pimpinan yang dapat memberikan keleluasaan peserta untuk Berbicara spontan, dengan suasana yang santai membuat peserta tidak ragu- ragu untuk mengeluarkan pendapatnya. Menemukan gagasan yang cemerlang. Menyampaikan opini yang tidak sejalan dengan pimpinan karena meraka merasa pimpinan tidak mengekang pendapatnya bahkan memberi kebebasan dalam beragumen. Mencapai keputusan bersama tanpa selalu meminta pemimpin sebagai penentu akhir. Rapat akan menjadi efektif bila :
TEKNIK MENGAJUKAN PENDAPAT Seorang pimpinan rapat hendaknya dapat mengendalikan rapat dan pandai mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada peserta rapat. Dalam hal ini pimpinan harus menguasai teknik bertanya. Teknik bertanya akan berhasil bila pertanyaan dari peserta rapat mempunyai nilai tambah dan berisi ide-ide yang berguna. Pada dasarnya ada 4 teknik bertanya : a. Pertanyaan langsung ( direct question ) Yaitu pertanyaan yang ditujukan langsung pada seorang peserta rapat. Pertanyaan ini dapat diajukan bila pimpinan mengetahui bahwa orang yang ditunjuk dapat menjawab pertanyaan tersebut. b. Pertanyaan tidak langsung ( overhead question ) Yaitu pertanyaan yang ditujukan kepada semua peserta, dimana pimpinan menebar pandangannya ke segala penjuru. c. Pertanyaan mengembalikan ( reverse question ) Pertanyaan yang diajukan kepada seorang peserta yang mengajukan pertanyaan tersebut. d. Pertanyaan dilemparkan ( Relay question ) Pertanyaan yang diajukan kepada seseorang atau sekelompok orang dimana pimpinan mengharapkan jawaban dari pertanyaan yang telah diajukan sebelumnya. Tujuan dari pelemparan kembali pertanyaan adalah :
NOTULA Notula adalah catatan mengenai semua pembicaraan selama rapat berlangsung. Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam rapat baik rapat untuk pemecahan masalah atau rapat untuk pengambilan keputusan dapat menjadi acuan bagi rapat selanjutnya. Dan bagi peserta rapat yang tidak hadir, notula dapat menjadi informasi atas materi yang dibahas dan kesimpulan yang diperoleh. Notula dapat juga untuk melihat perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu. Notula dapat dibagikan kepada peserta rapat bila telah disetujui oleh pimpinan. Notula dibuat oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas itu, dan posisi duduknya dekat pimpinan agar sekretaris dapat menebar pandangan ke seluruh peserta. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula :
Notula yang dibuat saat rapat berlansung merupakan notula awal. Notula ini perlu disempurnakan dengan tidak mengubah isi materi semula, kemudian diketik rapi dan dimintakan persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notula akhir. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan notula :
Persiapan dalam pembuatan notula :
Isi Notula Rapat
|
RAPAT
Read User's Comments(0)
s.e.m.u.t
1 pelajaran dari "SEMUT"
seberapa banyak pun kesibukan
mereka selalu berhenti untuk menyapa
yang mereka kasihi dan sayangi
dan 1 hal yang ingin ku buat hari ini adalah
berhenti sebentar dari kesibukan ku
dan menyapa orang terbaik ku lewat ungkapan ini
Jika kamu tak ada waktu untuk membalas
tersenyumlah saat membacanya
karna itu sudah cukup berarti untukku
K.E.T.U.L.U.S.A.N
.Jadilah seperti akar yang gigih mencari air
.Menembus tanah yang keras demi sebatang pohon
.Ketika pohon tumbuh berdaun rimbun,berbunga indah
.Menampilkan elok pada dunia
dan mendapatkan pujian
.Akar pun tak pernah iri
.Ia tetap sembunyi dalam tanah
.Itulah makna dari sebuah KETULUSAN
S.A.H.A.B.A.T
Sesuatu yang
Ada meskipun
Hari terus berganti dan
Akan menjadi harta yang
Berharga jika
Aku dan kamu
Tetap berbagi saat suka n duka,
walau kita tak pernah jumpa dan bertatap muka
.aku bahagia
.aku bahagia
.kamu tahu kenapa?
.sebaba aku beruntung
.kamu tahu kenapa?
.sebab Allah sayang aku
.kamu tahu kenapa?
.sebab Dia ngasih teman.teman baik.
.kamu tahu siapa?
.kamulah salah satunya...
Aku
Aku akan menantimu
seperti bumi yang tak pernah bosan menunggu bulan
tanpa keluh meski tahu dia akan ditinggalkan
Aku akan selalu di sampingmu
seperti awan yang selalu mengikuti kemana
arah angin membawanya pergi
Aku akan menghangatkanmu
seperti matahari yang tak pernah berhenti
memberikan sinarnya pada bumi
Aku akan menjagamu
seperti batu karang yang tak pernah goyang
di hempas oleh gelombang
dan aku akan selalu memberikan yang terbaik bagimu
Selama...
darahku masih mengalir
jantung ku masih berdetak
kakiku masih dapat berdiri kokoh
kedua tangan ku masih dapat menggenggam
dan merengkuhmu dalam pelukan ku
Aku akan selalu ada dalam hatimu
dan berusaha agar kau selalu tersenyum
Sahabat seperti "Sepasang Sepatu"
Sahabat terbaik seperti "sepasang sepatu"
Walaupun ciptaannya senada
tapi tak pernah sama
Kalau berjalan juga tak pernah berdampingan
tapi tujuannya tetap sama
Saling melengkapi
dan tak pernah terganti
Selalu sederajat
dan tak ada yang lebih tinggi
Jika yang satunya hilang
maka yang satunya takkan punya arti
Kehidupan
Ketika kehidupan memberi seribu alasan
untuk menangis
Tunjukkan bahwa kita mempunyai sejuta alasan
untuk tersenyum
Nikmati setiap detik waktu dan
akhiri kelelahan hari ini dengan keikhlasan
Indahnya hidup
bukan karna seberapa banyak orang mengenal kita
Namun...
seberapa banyak orang bahagia karna mengenal kita
Cinta dan Sahabat
Suatu hari CINTA dan SAHABAT berjalan di desa
Tiba-tiba CINTA jatuh ke dalam telaga
Kenapa??
Karena CINTA itu buta
Lalu SAHABAT pun ikut terjun
Kenapa??
Karena SAHABAT akan berbuat apapun demi CINTA
Di dalam telaga CINTA hilang
Kenapa??
Karena CINTA itu halus, mudah hilang
jika tak dijaga dan sulit dicari
Sedangkan SAHABAT masih mencari dan menunggu CINTA
Kenapa??
Karena SAHABAT itu sejati dan
akan kekal sebagai SAHABAT yang setia
So hargai dan sayangilah SAHABATmu
selagi dia masih ada dan selagi dia masih menyayangimu
:)
To : Bestfriend
Aku mengenalmu tanpa sengaja
Mencoba akrab denganmu
Menjalani persahabatan yang indah
dan kadang ada suka dan duka
Saling melengkapi satu sama lain
Bersatu dalam ikatan persaudaraan
Kelak suatu saat jika aku sudah mempunyai kehidupan masing-masing
Aku akan menceritakan pada anak-anakku
Bahwa aku bahagia mempunyai sahabat sepertimu
dan hidup dalam persahabatan ini
Langganan:
Postingan (Atom)